De Duikplank
In gesprek over onze missie, visie en kernwaarden
In deze editie van “De Duikplank” duiken we samen met Henk, Donald en Ineke in de praatplaat. Waarom bestaan we als organisatie eigenlijk? Wat zijn onze uitdagingen? En hoe willen we hiermee omgaan? Wat zijn onze kernwaarden en hoe zien we die terug in ons werk? Die vragen worden beantwoord in de praatplaat én de video. Meer over de praatplaat en hoe deze tot stand kwam lees je in het interview met gemeentesecretaris Henk van Noort en Donald Meulensteen en Ineke Andries van het opgaveteam.
Totstandkoming Praatplaat
“Zoals met heel veel goede ideeën is achteraf niet goed vast te stellen van wie het idee was; volgens mij kwam het onder andere vanuit Donald." zegt Henk. "Er was vooral behoefte om het goede verhaal, dat we hebben, een keer te doen, daar praat je dan met elkaar over en dan is het goed om het te visualiseren. Eén plaatje doet meer dan duizend woorden. Maar hoe kun je nu een goed verhaal, maar toch ook best wel een ingewikkeld verhaal juist overbrengen? Zo zijn we samen tot de metafoor van de boom gekomen, die stevig geworteld is in de kernwaarden. En dan zie je hoe de boom zich ontwikkelt; een organische ontwikkeling eigenlijk, zoals we die ook voorstellen bij de organisatie ontwikkeling. Het gaat namelijk niet om structuren maar om mensen die zich met elkaar gaan ontwikkelen. Dat is een organisch proces dat nooit af is. En een boom werkt als het goed is ook zo, deze blijft leven, groeien en veranderen.’
Donald vult aan: “De totstandkoming van de praatplaat was echt een samenwerking vanuit collega’s en steeds vaker kwam de vraag: ‘Wat is nou eigenlijk het verhaal, waarom doen we dit?’ ‘Wat bindt ons als organisatie samen?’ ‘Waarom zelforganisatie?’. Vanuit deze vragen zijn we met de directie samen in gesprek gegaan over ‘wat is nu eigenlijk ons verhaal? En ‘hoe vertellen we dit verhaal steeds op dezelfde manier, hoe krijg je daar een lijn in? De praatplaat is eigenlijk een eindproduct, een soort van gids waarmee je het verhaal van de organisatie kunt vertellen. Het verhaal is eigenlijk veel belangrijker; het gaat om het verhaal en niet om de praatplaat zelf.” Foto: De praatplaat. Bekijk een grotere versie op Workplace.
Kernwaarden
Hoe zien jullie in je huidige werk de kernwaarden terug komen?
Ineke: “Ik merk vooral dat er minder obstakels zijn, voorheen moest alles over veel meer schijven en er waren altijd redenen waarom iets niet kon. Dit is niet per sé door de praatplaat veranderd, maar de gedachtegang erachter, en wat er opgeschreven staat werkt aanzienlijk. We hebben meer vrijheid om zelf initiatief te nemen en ook om dingen zelf in gang te zetten.” Donald: “Dit zit eigenlijk in je visie. De visie op hoe we samenwerken is: ‘waarom doen we dingen?’, ‘hoe doen we dingen?’ en het verhaal hierover blijven vertellen is belangrijk. We zijn trots op de praatplaat, het helpt, maar vooral het verhaal moet terug komen.” ‘Henk: “Ik probeer mensen vooral de ruimte en het vertrouwen te geven om de dingen te doen waar ze goed in zijn en waar ze plezier in hebben. Achterliggende gedachte is dat je resultaten beter zijn wanneer jij het werk doet wat je leuk vind en als je dingen mag doen waar je goed in bent. Dit is zowel belangrijk voor onze medewerkers maar ook voor onze inwoners want zij zien zo goede resultaten. Ik heb dan gelukkige medewerkers en inwoners.”
Henk vult aan dat hij de kernwaarden ook terugziet bij collega's in de organisatie: “Ik zie bij heel veel medewerkers dat zij initiatieven zijn gaan nemen, terwijl ze voorheen meer afwachtend waren tot ze opdracht kregen vanuit een bestuurder of gemeentesecretaris. Nu nemen ze zelf initiatieven in een vroeg stadium en zoeken ze ook echt verbinding met anderen want je weet vaak dat je het niet alleen kan. We gaan meer samen in gesprek, wat leidt tot betere en prettigere resultaten. We zijn dus meer op zoek naar verbindingen met anderen en proberen aan de voorkant een probleem op te lossen. Zo voorkomen we dat we achteraf niet meer om het probleem heen te kunnen. Dit samen doen is erg belangrijk en daarom ook één van onze kernwaarden, we pakken ook echt meer de verantwoordelijkheid. Inwoners merken al heel snel dat dit goed gaat en dat je er bent om ze te helpen en echt streeft naar toegevoegde waarde.”
Wat vonden jullie het meest belangrijk om terug te zien op de praatplaat?
Henk: “Het moet niet het verhaal van de directie zijn; het moet ons verhaal zijn, het moet voor iedereen herkenbaar zijn en iedereen moet in staat zijn om dit verhaal zich eigen te maken en te vertellen. Dit betekent wel dat je dus inderdaad eerst vanuit de organisatie de verhalen op moet halen en met elkaar moet na denken over waar we voor staan.” Donald geeft aan dat hij het belangrijk vond dat de inhoud van de gesprekken met collega's terug moest komen: “De structuur van de gesprekken die we hebben gevoerd zie je terug komen in de praatplaat en dat vond ik erg belangrijk. We hebben ontzettend veel collega’s in groepjes gesproken en zijn in gesprek gegaan over de vraag: ‘Waarom bestaat de gemeente überhaupt?’ Maar ook over: ‘wat vind je van de manier waarop we werken, hoe zouden we moeten werken?’ ‘Wat zou een ideale toekomst zijn en wat zijn de uitdagingen die we in de toekomst nog tegen gaan komen?’ Na deze gesprekken hebben we nogmaals gesprekken gevoerd om de samenvatting te bespreken en te vragen of collega’s zich herkennen in deze ‘samenvatting’ van het verhaal. Het was soms wel nog echt een puzzeltocht om alles van iedereen terug te laten komen in de praatplaat. Niet iedereen heeft dezelfde visie en onderschrijft dezelfde ideeën, maar je wil wel dat hetgeen wat er op de praatplaat staat iets is waar iedereen zich in kan vinden. Het was dus echt een organisch proces, net zoals we eigenlijk onze organisatie proberen in te richten. Het belangrijkste was dan dus dat mensen zich zouden herkennen in de praatplaat en het gevoel hebben dat wat er staat is wat zij hebben gezegd. Wij hebben dan ook nooit voorgeschreven hoe de praatplaat er uit moest komen zien. Dit was nadrukkelijk niet de bedoeling.” Ineke vult aan: “We hadden een visie gemaakt en deze is zelfs aangepast en aangescherpt naar aanleiding van de gesprekken, dus het is echt niet zo dat er niet wordt geluisterd naar collega’s.”
“Het moet niet het verhaal van de directie zijn”
Organisch proces
Henk: "We begonnen ergens op een donderdagmiddag met het verhaal van waarom we gaan veranderen en dat dit een organisch proces was. Hierop kwam meteen de vraag van ‘laat dan dat plan zien?’. Maar er was geen plan, alleen de wens om met elkaar een aantal stappen te zetten en om een organisch proces in te gaan, dat nooit af is. We moet het echt samen doen, we gaan geen structuur ontwikkelen, maar het gaat om hoe mensen samen de goede en leuke dingen doen. Dit is een zoektocht en soms best lastig, maar dat komt omdat het een organisch proces is.” Ineke: “Het is nog niet klaar. Dat het opgeschreven staat betekent niet dat we er zijn. Ik heb juist het gevoel dat nu we meer mensen gesproken hebben, dat mensen zich eigenlijk toch meer herkennen in de praatplaat en de kernwaarden dan ze voorheen dachten. Maar we hebben eigenlijk nog maar zo’n klein deel van de organisatie gesproken.” Donald: “We hebben eigenlijk ook heel veel mensen nog niet gesproken, maar we hebben wel geprobeerd om alle teams zo goed mogelijk te vertegenwoordigen. Steeds weer hebben we bewust gekeken naar dat we uit alle teams een afspiegeling van collega’s hadden.” Henk: “De praatplaat is hartstikke belangrijk en voor de overige mensen die we niet hebben gesproken maar graag iets kwijt willen, hartstikke goed, dan gaan we daarover samen het gesprek aan!”
"We moeten het zo goed mogelijk doen voor de inwoners van Dongen"
Kijkend naar de toekomst, jullie zijn dus van plan om het actief te monitoren en om het later eventueel nog aan te passen, hoe ziet dat er uit?
Ineke: “Wij (Ineke en Donald) zitten beide bij het opgaveteam en de directie is daar opdrachtgever van. Wij hebben recent nog een ronde gedaan langs alle teams en binnenkort willen we met de visie en kernwaarden nog een vervolg maken. Het gaat ons dus niet om de praatplaat zelf, maar wat er achter zit en deze rondjes langs de teams zorgen voor heel veel informatie waar we nu mee aan de slag willen gaan.” Donald: “Iedereen mag dan juist ook uiten waar ze het niet mee eens zijn. Vaak komt namelijk uit deze rondes dat niet iedereen het altijd eens is met de manier waarop dingen worden bereikt, maar als je inzoomt, dan wil iedereen wel hetzelfde doel behalen; we moeten het zo goed mogelijk doen voor de inwoners van Dongen. Dat is ook hetgeen dat iedereen verbindt, ondanks dat iedereen verschillende aanvliegroutes heeft. Het hoogste doel is dus voor iedereen hetzelfde.” Henk: “Het gaat er om dat we onze inwoners goed bedienen, daarin moeten we het verschil maken. De manier waarop we dat doen is niet belangrijk. We moeten de taken voor onze inwoners goed doen, flexibeler zijn, beter het gesprek kunnen hebben met onze inwoners, maatwerk kunnen leveren, en ook door goed samen te werken met andere partijen. En optimaal kunnen helpen, beter dan Tilburg, of wie dan ook. Dat is het streven.”
Filmpje over de praatplaat waarin de directie een toelichting en meer uitleg geeft.
Vijfde kernwaarde
Als je een laatste (vijfde) kernwaarde zou mogen toevoegen, welke zou dat dan zijn?
Henk: “Hahaha oei.. wat een moeilijke vraag! We hebben net een aantal jaar gedaan om er 4 op tafel te krijgen. Maar dan zou ik toch zeggen: ‘groei’. En dan gaat het vooral om kwalitatieve groei, niet om groter te worden, maar om jezelf te ontwikkelen, om dingen te ontwikkelen. Om persoonlijke kwaliteiten verder te ontwikkelen. We willen uiteindelijk allemaal groeien en dingen beter doen dan gisteren, daar moeten we naar streven.”
Ineke: “Oh jeetje.. ik dacht eerst dat het een voordeel was dat Henk eerst ging maar nu moet ik eigenlijk een 6e kernwaarde bedenken. We hebben ‘samen’ er al in staan maar dat interpreteer ik toch wel een beetje als integraal werken et cetera. Maar ‘saamhorigheid’ wil ik dan eigenlijk meer naar voren laten komen want dat mis ik nu nog wel. Het begint wel minder te worden maar we hadden eerst echt wel een wij/zij sfeer. Maar we moeten echt samen één ‘wij’ worden.”
Donald: “Ik twijfel tussen ‘leiderschap’ en ‘optimisme’. ‘Leiderschap’ dan als in dat iedere collega zelf het stuur in handen moet pakken over zijn of haar eigen ontwikkeling, over de ontwikkeling van zijn of haar team, maar ook die van de organisatie. ‘Optimisme’ of ‘positiviteit’; het glas altijd halfvol proberen te zien. Ik geloof dat als je altijd kansen ziet en optimistisch bent over wat er wél kan, en dat je dan verder komt, dat gun ik iedereen in deze organisatie.”
Henk: “Ja! We moeten inderdaad kansen zien en niet alleen problemen. Je moet de overtuiging hebben dat iets écht gaat lukken. Kritisch kijken is soms wel eens goed en zeker ook nodig. Alleen dromen kan namelijk ook wel eens leiden tot een nachtmerrie.”
Wat hopen jullie (verder) te bereiken met het verhaal van de praatplaat?
Donald: “We willen echt een collectief besef krijgen; het grotere geheel van de organisatie en waarvoor de organisatie bestaat. Ieder team heeft een deeltje van het groter geheel onder zich genomen, en zelfs iedere collega in je team draagt hier op zichzelf weer aan bij. Het is dus zo dat alles wat je doet draagt bij aan het geheel als organisatie. Dat steeds scherper krijgen, wat het totale doel is, het doel van je team is, en wat je eigen bijdrage is, is belangrijk. We hopen dat mensen een gevoel van trots creëren.”
Henk: “Ook is het belangrijk dat je door het verhaal gaat beseffen dat je er nooit alleen voor staat. We zijn er om met elkaar de dingen te doen, samen kom je er altijd uit maar je moet wel actief de verbinding zoeken met elkaar. Je mag hulp vragen en dit moet je juist ook doen. Er zijn altijd mensen in je omgeving die je willen helpen. Weet dat je deel uit maakt van het grotere geheel.”