De Duikplank
In gesprek over de coronamaatregelen op kantoor en hybride werken
In deze editie van “De Duikplank” duiken we samen met Veerle en Ronald dieper in op hoe zij de afgelopen periode rondom de coronamaatregelen hebben beleefd en hoe de toekomst van werken op kantoor er uit kan gaan zien. Het lijkt er namelijk op dat hybride werken dé nieuwe trend gaat worden. Dit houdt in dat er voor velen een combinatie zal zijn tussen thuiswerken en werken op kantoor. Om hier op in te kunnen spelen, zullen we moeten gaan nadenken over hoe we hier optimaal mee om kunnen gaan. Want hoe gaat het bijvoorbeeld werken met groepsmeetings waarbij sommige collega’s thuis willen werken en anderen fysiek op kantoor zijn? Ronald en Veerle vertellen ons hier meer over!
“Pas later kwamen we in de fase dat mensen begonnen te beseffen dat het langer duurde dan enkel een paar weken. Hier ontstonden dan ook de eerste problemen”
De uitdagingen van de afgelopen maanden
"De uitdagingen waren in het begin van de Corona crisis heel helder – hoe krijg je een x aantal kantoormensen zo snel en goed mogelijk gefaciliteerd zodat ze goed thuis kunnen werken? Ongeveer 80% van onze collega’s had wel wat middelen, maar hoe krijgt iedereen ook echt goede toegang tot alle systemen?", zegt Veerle. Ronald geeft aan dat we hier als organisatie goed en vrij snel doorheen gekomen zijn. "Pas later kwamen we in de fase dat mensen begonnen te beseffen dat het langer duurde dan enkel een paar weken. Hier ontstonden dan ook de eerste problemen: de een had last van zijn/ haar rug, de ander had niet zo’n goed computerscherm, en weer een ander had te weinig middelen thuis doordat andere gezinsleden ook thuis moesten werken. Om hierop in te kunnen spelen hebben we onze collega’s onder andere aangeboden om spullen te lenen vanuit het kantoor op het gemeentehuis."
Veerle vervolgt: "Later hebben we onderzoek gedaan om te kijken wat onze collega’s nog misten om optimaal thuis te kunnen werken. Er werd vooral aangegeven dat er op ICT-gebied, denk hierbij aan laptops, meer ontzorgd moest worden. Hier hebben we dan ook op ingespeeld door iedereen die het nodig had een laptop aan te bieden. Daarnaast is er ook een Coolblue winkel opgericht waar mensen budget kregen om te besteden aan een thuis kantoor. Op deze manier kon er een fijne, comfortabele werkplek voor thuiswerkers worden geregeld. We hebben alle stappen in dit project opgepakt met een hechte projectgroep. Floor Schepens, Claudette de Roos, Nieki Peerbooms, Mariëlle Stevens, ikzelf en ook de bodes hebben hard gewerkt om steeds in te spelen op de nieuwe situatie." Foto: Janneke en Jante 'hybride' in gesprek met Ronald en Veerle.
En nu?
Ronald: "Nu deze fase is afgerond, zijn we overgegaan op de fase van terugkeer naar kantoor. Gelukkig is dit niet zo spannend als sommige collega’s misschien denken. Het kantoor is er nog gewoon en daar kun je nog steeds gebruik van maken. Eigenlijk zijn er alleen maar extra werkplekken (thuis) bijgekomen! Belangrijk voor nu is dat de gemeente Dongen de regels van het RIVM en overheid blijft volgen. We snappen wel dat er de afgelopen maanden geen afwisseling was. Thuiswerken en samen vergaderen online werkt prima maar je zit toch wel lang op één plek. Dit duurt voor velen van ons nu echt te lang. We hopen dan ook dat we binnenkort de maatregelen kunnen schrappen. Daarna moeten we vooral afwachten wat iedereen gaat doen met thuiswerken."
“De situatie is voor altijd veranderd”
Een paar maanden geleden is er een vragenlijst uitgezet om te peilen in hoeverre collega’s weer terug naar kantoor zouden willen en in hoeverre ze thuis zouden willen blijven werken. Er wordt verwacht dat in de toekomst niet iedereen weer volledig op kantoor zal gaan werken, maar dus ook deels thuis. Veerle: "Toch moeten we nog even aankijken hoe het allemaal gaat uitpakken. Sommige collega’s zien het bijvoorbeeld echt niet meer zitten om weer vier of vijf dagen per week naar kantoor te gaan, terwijl anderen niet kunnen wachten. Belangrijk is vooral dat er omstandigheden zijn gecreëerd waarin iedereen zelf een afweging kan maken. De situatie is voor altijd veranderd. Ergens tussen thuis en kantoor ligt de waarheid; thuis kun je je meer focussen, op kantoor heb je meer sociale contacten, grotere projecten, meetings, et cetera. Alles zal met vallen en opstaan zijn. "
De thuiswerkplek van Ronald.
Classic: printpapierpakken als beeldschermverhoger.
De thuiswerkplek van Veerle.
Het blikje Cola Light ontbreekt uiteraard niet.
'Hoe maken we het kantoor geschikt voor werken met een laptop en hybride vergaderen?'
Het 'nieuwe' kantoor
De volgende uitdaging volgens Ronald en Veerle: "Hoe gaan we het kantoor, dat toch al toe was aan een update, verbeteren? Meer geschikt maken voor werken met een laptop en hybride vergaderen bijvoorbeeld. We moeten in de gaten houden of we de juiste ruimtes hebben voor de andere manier van werken. Vergaderruimtes moeten bijvoorbeeld een goede camera en microfoon(s) hebben om er goed digitaal te kunnen vergaderen." Daarnaast is arbo-proof meubilair voor op kantoor belangrijk en hard nodig vertelt Veerle: "We zijn bezig met de aanbesteding voor het vervangen van het oude meubilair. Dat is prioriteit één. Daarna gaan we kijken naar het aanpassen van (enkele) vergaderruimtes voor hybride vergaderingen. En vervolgens gaan we verschillende ruimtes inrichten om tegemoet te komen aan de behoeftes van collega’s die flexibel (met een laptop) willen werken. Het ‘fijne’ aan de grote onzekerheid is dat er ook ruimte is om dingen te proberen. In de toekomst zal op het gemeentehuis een mix ontstaan van vaste werkplekken, verschillende vergadervoorzieningen en plaatsen om met een laptop te werken." Ook de tijden waarop we werken zijn veranderd vertelt Ronald. "Zo is de 'nieuwe manier van werken'flexibeler geworden. Sommige collega’s zijn bijvoorbeeld ’s avonds wat uren gaan pakken omdat dit beter uitkomt. Dit betekent wel echt iets voor de bereikbaarheid van eenieder. Je moet ervoor zorgen dat je collega’s weten waar je bent en of je bereikbaar bent. Bij uitstek iets wat je met je teamgenoten en andere collega’s afstemt in een zelforganiserende organisatie. Houd je agenda bij, houd collega’s op de hoogte, maak afspraken zodat het goed werkt, en houd gezond verstand in acht. En spreek het ook vooral naar elkaar uit als iets stoort of niet goed werkt. Zeker ook in deze rare en ongezonde situatie waarin je elkaar nauwelijks fysiek ontmoet."
Terugkomdag?
Het is nog niet bekend of er een 'terugkomdag' komt. Ronald: "We vinden het wel goed om het 'einde' van deze periode te markeren. Fijn dat iedereen er weer is. Wel op het moment dat het daadwerkelijk zo is. We zouden dat moment wel willen markeren, maar het is afwachten."
En verder…
Mocht je ergens tegenaanlopen, meld het! En bel iemand en praat met iemand als je ergens mee zit.